Post | mei 2021 | Kennisbank | 5 min lezen

Tips voor het behouden van vrijwilligers!

Door Ivonne Saueressig

Maak iemand in het bestuur verantwoordelijk voor vrijwilligers(beleid).
Breng het verloop van je (actieve) leden in beeld. Doe dit bijvoorbeeld met een schema of een staafdiagram. Op basis van de vertrekmomenten en de redenen voor het vertrek kun je maatregelen nemen om de uitstroom in te perken.
Stuur een persoonlijk kaartje aan de actieve vrijwilligers bij een jubileum, een verdrietig voorval, ziekte. Kan ook met een telefoontje of een e-mailbericht.
Laat belangstelling blijken aan je vrijwilligers bij uitslag examens, geboorte van kinderen, of andere heugelijke feiten.
Organiseer een seizoen afsluiting voor al je actieve vrijwilligers + aanhang.
Zorg voor een goede sfeer in je organisatie. Makkelijker gezegd dan gedaan? Het heeft alles te maken met de aandacht die je elkaar geeft.
Maak er iets feestelijks van als iemand binnen je organisatie een erkenning krijgt op basis van zijn vrijwilligerswerk.
Doe aan loopbaanplanning. Klinkt zwaar maar het betekent niets meer of minder dan dat je zorgt dat iedere vrijwilliger steeds lekker op zijn of haar plaats zit.
Ga langs als bestuur bij belangrijke activiteiten van je werkgroepen. Soms zo maar, soms om iets te halen of te brengen. Dat laatste is helemaal leuk. Kleine cadeautjes…..
Bedenk een subsidieregeling voor actieve vrijwilligers die voor de organisatie cursussen of een training willen volgen.
Geef nieuwe actieve vrijwilligers een zorgvuldige begeleiding. Zet dat plan op papier en voer het uit.
Geef vrijwilligers het gevoel dat je ze serieus neemt. Let daar vooral goed op tijdens vergaderingen. Als iemands opmerkingen consequent niet gehoord worden, haakt hij of zij af.
Steek geen energie in werving als je niets doet aan behoud.
Al eens aan waarderingsinsignes gedacht? Kan je laten maken.
Voer minstens jaarlijks een voortgangsgesprek met iedere coördinator of actieve vrijwilliger die een groep leidt of coördineert.
Leg de gegevens van de voortgangsgesprekken vast en geef ze bij de persoon zelf in bewaring. Dat gaat anderen natuurlijk niets aan.
Zet de actieve vrijwilligers in het zonnetje op de jaarlijkse Landelijke Vrijwilligersdag op 7 december.
Deel aan je vrijwilligers en leden een cadeautje uit als ze al lang (een jubileum) lid zijn of actief zijn voor de organisatie.
Maak ouders duidelijk dat de actieve mensen alles voor de organisatie onbetaald doen.
Stimuleer de ouders dat ze de groepsleiders bedanken voor het werk dat deze personen doen voor de jeugdleden/hun kinderen.
Laat blijken dat je zelf plezier hebt in het vrijwilligerswerk voor je eigen organisatie. Als dat niet lukt, wordt het tijd dat je eens naar een andere bezigheid gaat uitzien.
Overweeg om werkgroepen die meer aan de weg timmeren en daarmee ook meer nieuwe leden aantrekken ook meer geld uit de organisatiekas toe te kennen.
Kijk naar mogelijkheden van uitwisseling van coördinatoren tussen werkgroepen. Kan soms verfrissend werken.
Stuur op van tevoren bedachte momenten persberichten naar de plaatselijke media waarin je goed nieuws over je organisatie meldt. Daarin nemen complimenten voor je coördinatoren en actieve vrijwilligers een belangrijke plaats in.
Wijs in het bestuur iemand aan die verantwoordelijk is voor voorlichting en publiciteit.
Schrijf regelmatig in je ledenblad of op je site over de verdiensten van actieve vrijwilligers.
Heb je geen ledenblad of website. Richt onmiddellijk een blad of website op. Zelfs de simpelste vorm levert je al winst op. Onderzoek daarvoor eerst wel of het haalbaar is om de regelmaat en continuïteit te garanderen.
Richt een 'Vriendenkring' op. Deze 'Vriendenkring' bestaat uit oud-vrijwilligers en ouders die de club een warm hart toedragen. Deze vrienden zijn incidenteel inzetbaar en zijn natuurlijk van harte welkom bij organisatieaangelegenheden.
Zorg dat iedere werkgroep een eigen (digitale) postvak heeft. Maak consequent gebruik van dit communicatiekanaal.
Geef je coördinatoren/groepsleiders veel vertrouwen. Ga ervan uit dat ze de verantwoording goed kunnen dragen.
Vergader niet meer dan strikt noodzakelijk is.
Bereid vergaderingen serieus voor. Iedereen heeft de agenda op tijd. Iedereen weet wat de bedoeling is van de agendapunten: brainstormen, beslissen, informeren, etc.
Hou consequent de vastgestelde eindtijd van je vergadering aan. Zorg daarna nog voor de mogelijkheid elkaar informeel te spreken.
Je hebt je vrijwilligers gevraagd voor specifieke taken bij je organisatie. Splits ze dan geen oneigenlijke taken in de maag zoals schoonmaken, leiding werven of klein onderhoud tenzij ze het zelf aanbieden. Vraag hierbij gebruikers van de activiteit om mee te helpen.
Meestal vraag je aan vertrekkende vrijwilligers waarom ze weggaan. Vraag ook eens aan de huidige (actieve) vrijwilligers waarom ze blijven. Dat kon wel eens heel interessante antwoorden opleveren.
Stel de actieve vrijwilligers in je leden/clubblad of op de website voor aan de lezers. Op die manier weten de leden iets meer over de achtergrond van de actieve vrijwilligers.
Ontwerp een betaalbare regeling waarmee je de kosten kunt vergoeden. Pas die regeling toe. Dat mensen een hobby hebben, is leuk. Maar als ze op die hobby erg veel geld moeten toeleggen, klopt dat niet. Denk hierbij aan reiskosten voor de organisatie, buiten de woonplaats, kopieerkosten en kosten voor fotograferen en/of telefoneren.
Leg meer de nadruk op de dingen die goed lopen dan op de missers.
Neem af en toe de tijd op een vergadering om wat dieper op speciale onderwerpen in te gaan. Laat de vergadering daardoor niet langer uitlopen maar werk het eerste deel van de agenda extra vlot af waarna je goed de tijd hebt.
Werk mee aan de persoonlijke ontwikkeling van je vrijwilligers. Dat kan door ze cursussen te laten volgen en door ze vaardigheden te laten oefenen. Ook doorstroming naar een andere plaats in de organisatie kan er aan bijdragen.
Stel een opleidingsbudget beschikbaar. Dat klinkt duur maar het betekent alleen maar dat je je actieve vrijwilligers financieel in staat stelt (jaarlijks)een cursus te volgen.
Besteed aandacht aan de onderlinge verhoudingen in de werkgroepen/teams. Hou de vinger aan de pols en schep voorwaarden die nodig zijn om werkgroepen/teams/coördinatoren prettig bezig te laten zijn
Het kan soms nodig zijn een vrijwilliger te vragen zich terug te trekken. Als hij of zij het vertrek van anderen veroorzaakt, moet je dat ernstig in overweging nemen. Misschien is het mogelijk de persoon elders in de organisatie actief te laten zijn.
Geef bij herhaling blijk dat je trots bent op de mensen die je organisatie tot bloei brengen.
Bedenk eens wat je aan iemand zou willen zeggen in een afscheidsspeech. Zeg het dan ook eens als die persoon nog lang geen afscheid neemt.
Spreek actieve vrijwilligers aan op hun deskundigheid. Het is prachtig als mensen kunnen doen waar ze goed in zijn. Hier heeft zowel de organisatie als het individu baat bij.
Stimuleer de ideeën van activiteiten. Samen brainstormen, bedenken en organiseren schept een band. 'Dat hebben we samen gedaan!'. Organiseer hiervoor, als dit nodig is, extra overleg(gen) in. Als begeleider/bestuurder laat je dan ook zien dat je deze inzet steunt en daarvoor dus ook tijd wilt maken